ECM ayuda a las organizaciones a ser más eficientes con menor coste
La estabilidad define a este segmento del mercado, según Gartner
Las empresas han empezado a ser conscientes de los beneficios que aporta la gestión de contenidos (ECM) a sus procesos de negocio. Tanto es así que, según Gartner, se trata de un mercado estable cuyo crecimiento anual medio previsto hasta 2010 es del 13%.
Durante 2006, la cantidad de información digital creada, capturada y replicada en todo el mundo fue de 161.000 millones de gigabytes (161 exabytes), según un estudio de IDC y EMC. Esta cifra equivale a 12 pilas de libros, cubriendo cada una de ellas la distancia entre la Tierra y el Sol, o el equivalente a tres millones de veces la información contenida en todos los libros escritos a lo largo de la historia. De acuerdo con los datos de la firma de investigación, en 2010 esta cifra se multiplicará por 6 hasta alcanzar los 988.000 millones de gigabytes (988 exabytes).
Aunque esta explosión de información digital es generada, en su mayoría, por personas individuales (un 70% en 2010, según la firma de análisis), las organizaciones –entre las que IDC incluye empresas de todos los tamaños, instituciones, gobiernos y asociaciones– serán responsables de la seguridad, privacidad, protección y fiabilidad de al menos el 85% de la información digital.
En la actualidad, son las grandes empresas las que manejan mayores cantidades de información que hay que actualizar continuamente y que sufren diversas transformaciones para poder adaptarse a los diversos formatos. Según Gartner, el volumen de los documentos empresariales está creciendo a un ritmo del 20% anual y la información en papel necesaria para llevar a cabo actividades comerciales y mantener la productividad, no está disponible un 25% del tiempo y un 5% se pierde o se traspapela cada año. Por ello, se ha hecho necesaria una evolución en los Sistemas de Gestión de Contenidos (ECM) con el fin de evitar un caos en los sistemas de información.
La tecnología ECM engloba todas las herramientas y procedimientos para la gestión de los contenidos empresariales, desde su creación hasta su archivo, incluyendo las soluciones de captura, tratamiento de la información, almacenamiento y publicación. Y es que, la información de la que dispone una empresa nunca antes había sido tan valiosa como lo es en la actualidad, por lo que el éxito está en dar acceso a los conocimientos dentro de la propia compañía con las personas adecuadas y en el momento adecuado. Así, según Xavier Bisbal, consultor senior de Saytel, “los sistemas de gestión de contenidos incluyen las funcionalidades propias de la gestión documental (digitalización, gestión de archivos y activos digitales), la gestión de contenidos web, la gestión de procesos de negocio o BPM (workflows) y los servicios de portal y colaboración”. Entre las ventajas que aporta a las empresas, Bernard Mahé, director de ventas para el sur de Europa de Arbortox, de PTC, señala tres fundamentales: “Un incremento de la calidad de la documentación, ya que al trabajar con una única fuente de contenido reutilizable se puede actualizar dinámicamente la información y montarla en publicaciones personalizadas; un aumento de la productividad del empleado en un 30% y reducción de los costes de desarrollo y traducción de la documentación en un 50%; y una disminución del tiempo de salida del producto al mercado hasta en un 50%, ya que la documentación se producirá a la vez que se desarrolla el producto, incorporando instantáneamente cualquier cambio producido en el mismo”.
Convergencia
En los últimos años se está caminando hacia una cierta unión entre ECM y BPM (Business Process Management) ya que la rentabilidad se dispara al combinar las tecnologías. “Los procesos de negocio no existen de forma aislada, sino que son parte de un gran conjunto que incluye otros elementos que residen en una organización, siendo los más notables los contenidos y las personas”, señala Daniel Señán, director general de Open Text para España y Portugal. Además, todo proceso de negocio conlleva el uso de documentos compartidos a través de distintos canales; es por ello, según Señán, “por lo que la tecnología BPM encaja de manera tan natural con las soluciones ECM, debido a las sinergias existentes entre la información de la organización, los procesos y las personas. Si ambas soluciones trabajan de manera conjunta en un entorno integrado, las empresas pueden maximizar la productividad y la cadena de valor, ya que al incorporar contenidos dentro de los procesos se agiliza el trabajo de los usuarios”. Según Bernard Mahé, “la implementación de una solución sin un proyecto BPM significa que se está implantando una solución aislada frente a una solución que abarca a toda la corporación, que es en realidad el verdadero significado de ECM”. Así, para Mahé, un proyecto ECM implica prestar atención no sólo a herramientas de productividad de escritorio, sino también a una solución de gestión capaz de gestionar un proceso y todas las relaciones cruzadas entre procesos que contribuyen a la diseminación del contenido de un documento”.
“Es imprescindible que la dirección asuma la responsabilidad de ECM”
María del Valle Palma, directora del
Observatorio de Documentación Digital en Aedoc Digital
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Como cualquier tecnología, la implantación de soluciones de gestión de contenidos se enfrenta a diversos obstáculos. El principal, según Mª del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital en Aedoc Digital, “es conseguir la participación activa de la dirección de la organización y del personal que debe gestionar los documentos durante el proceso”. Para Palma, “es imprescindible que la dirección asuma esta responsabilidad, ya que la gestión de los contenidos afecta a todos y cada uno de los departamentos”. Otros obstáculos están más relacionados con el conocimiento de las normativas y legislación, relacionados con la gestión de los documentos y contenidos digitales.
“La herramienta es la que se debe adaptar al negocio y no al contrario”
Carlos Rodríguez, director general de Ever Team España
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El concepto de gestión de contenidos es tan amplio que induce a algunos errores. Así por ejemplo, según Carlos Rodríguez, director general de Ever Team España, “un enfoque equivocado es intentar adaptar la actividad del negocio a una herramienta en concreto: es la herramienta la que se debe adaptar al negocio y no al revés”. Cuando una empresa implanta una solución de ECM es, según Rodríguez, “porque ha detectado la necesidad de agilizar la búsqueda de información, ya que desea homogeneizar la presentación de los datos o porque desea reutilizar sus desarrollos internos. Sin embargo, debe ir paso a paso y prestar especial atención a la cualificación del proveedor en el que confíe el proyecto”.
“En España las soluciones se implantan a nivel departamental”
Daniel Señán , Director general de Open Text para España y Portugal
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Durante 2006, la cantidad de información digital creada, capturada y replicada en todo el mundo fue de 161.000 millones de gigabytes (161 exabytes), según un estudio de IDC y EMC. Esta cifra equivale a 12 pilas de libros, cubriendo cada una de ellas la distancia entre la Tierra y el Sol, o el equivalente a tres millones de veces la información contenida en todos los libros escritos a lo largo de la historia. De acuerdo con los datos de la firma de investigación, en 2010 esta cifra se multiplicará por 6 hasta alcanzar los 988.000 millones de gigabytes (988 exabytes).
Aunque esta explosión de información digital es generada, en su mayoría, por personas individuales (un 70% en 2010, según la firma de análisis), las organizaciones –entre las que IDC incluye empresas de todos los tamaños, instituciones, gobiernos y asociaciones– serán responsables de la seguridad, privacidad, protección y fiabilidad de al menos el 85% de la información digital.
En la actualidad, son las grandes empresas las que manejan mayores cantidades de información que hay que actualizar continuamente y que sufren diversas transformaciones para poder adaptarse a los diversos formatos. Según Gartner, el volumen de los documentos empresariales está creciendo a un ritmo del 20% anual y la información en papel necesaria para llevar a cabo actividades comerciales y mantener la productividad, no está disponible un 25% del tiempo y un 5% se pierde o se traspapela cada año. Por ello, se ha hecho necesaria una evolución en los Sistemas de Gestión de Contenidos (ECM) con el fin de evitar un caos en los sistemas de información.
La tecnología ECM engloba todas las herramientas y procedimientos para la gestión de los contenidos empresariales, desde su creación hasta su archivo, incluyendo las soluciones de captura, tratamiento de la información, almacenamiento y publicación. Y es que, la información de la que dispone una empresa nunca antes había sido tan valiosa como lo es en la actualidad, por lo que el éxito está en dar acceso a los conocimientos dentro de la propia compañía con las personas adecuadas y en el momento adecuado. Así, según Xavier Bisbal, consultor senior de Saytel, “los sistemas de gestión de contenidos incluyen las funcionalidades propias de la gestión documental (digitalización, gestión de archivos y activos digitales), la gestión de contenidos web, la gestión de procesos de negocio o BPM (workflows) y los servicios de portal y colaboración”. Entre las ventajas que aporta a las empresas, Bernard Mahé, director de ventas para el sur de Europa de Arbortox, de PTC, señala tres fundamentales: “Un incremento de la calidad de la documentación, ya que al trabajar con una única fuente de contenido reutilizable se puede actualizar dinámicamente la información y montarla en publicaciones personalizadas; un aumento de la productividad del empleado en un 30% y reducción de los costes de desarrollo y traducción de la documentación en un 50%; y una disminución del tiempo de salida del producto al mercado hasta en un 50%, ya que la documentación se producirá a la vez que se desarrolla el producto, incorporando instantáneamente cualquier cambio producido en el mismo”.
Convergencia
En los últimos años se está caminando hacia una cierta unión entre ECM y BPM (Business Process Management) ya que la rentabilidad se dispara al combinar las tecnologías. “Los procesos de negocio no existen de forma aislada, sino que son parte de un gran conjunto que incluye otros elementos que residen en una organización, siendo los más notables los contenidos y las personas”, señala Daniel Señán, director general de Open Text para España y Portugal. Además, todo proceso de negocio conlleva el uso de documentos compartidos a través de distintos canales; es por ello, según Señán, “por lo que la tecnología BPM encaja de manera tan natural con las soluciones ECM, debido a las sinergias existentes entre la información de la organización, los procesos y las personas. Si ambas soluciones trabajan de manera conjunta en un entorno integrado, las empresas pueden maximizar la productividad y la cadena de valor, ya que al incorporar contenidos dentro de los procesos se agiliza el trabajo de los usuarios”. Según Bernard Mahé, “la implementación de una solución sin un proyecto BPM significa que se está implantando una solución aislada frente a una solución que abarca a toda la corporación, que es en realidad el verdadero significado de ECM”. Así, para Mahé, un proyecto ECM implica prestar atención no sólo a herramientas de productividad de escritorio, sino también a una solución de gestión capaz de gestionar un proceso y todas las relaciones cruzadas entre procesos que contribuyen a la diseminación del contenido de un documento”.
“Es imprescindible que la dirección asuma la responsabilidad de ECM”
María del Valle Palma, directora del
Observatorio de Documentación Digital en Aedoc Digital
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Como cualquier tecnología, la implantación de soluciones de gestión de contenidos se enfrenta a diversos obstáculos. El principal, según Mª del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital en Aedoc Digital, “es conseguir la participación activa de la dirección de la organización y del personal que debe gestionar los documentos durante el proceso”. Para Palma, “es imprescindible que la dirección asuma esta responsabilidad, ya que la gestión de los contenidos afecta a todos y cada uno de los departamentos”. Otros obstáculos están más relacionados con el conocimiento de las normativas y legislación, relacionados con la gestión de los documentos y contenidos digitales.
“La herramienta es la que se debe adaptar al negocio y no al contrario”
Carlos Rodríguez, director general de Ever Team España
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El concepto de gestión de contenidos es tan amplio que induce a algunos errores. Así por ejemplo, según Carlos Rodríguez, director general de Ever Team España, “un enfoque equivocado es intentar adaptar la actividad del negocio a una herramienta en concreto: es la herramienta la que se debe adaptar al negocio y no al revés”. Cuando una empresa implanta una solución de ECM es, según Rodríguez, “porque ha detectado la necesidad de agilizar la búsqueda de información, ya que desea homogeneizar la presentación de los datos o porque desea reutilizar sus desarrollos internos. Sin embargo, debe ir paso a paso y prestar especial atención a la cualificación del proveedor en el que confíe el proyecto”.
“En España las soluciones se implantan a nivel departamental”
Daniel Señán , Director general de Open Text para España y Portugal
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