Douwe Egberts armoniza sus sistemas de información a nivel mundial

El aroma de un buen café es algo que atrae a una legión de incondicionales. De ello sabe bastante Douwe Egberts, multinacional europea perteneciente al grupo Sara Lee, que se introdujo en España de la mano de Cafés a la Crema J. Marcilla, que ha adoptado recientemente la denominación social de Douwe Egberts. Esta compañía, con el 21% de cuota de mercado en el sector alimenticio, se dedica a la torrefacción de café y elaboración de te y otros productos alimenticios. Los últimos resultados disponibles, correspondientes a 1992, fueron de 8.700 millones de pesetas, para un mercado que alcanza un total de 100 millones de kilogramos.

Douwe Egberts está acometiendo desde hace pocos años un importante plan de sistemas, coordinado internacionalmente.

Una facturadora Kienzle es el primer artefacto informático utilizado por Marcilla. Más tarde se añade el tratamiento de contabilidad. El recambio generacional llega en 1983-84, con un Olivetti. La informática seria, según Domingo, comienza con un equipo Nixdorf con 256 KB de memoria. En ese momento se detecta la necesidad de hacer un plan de información, pero todavía de forma muy tradicional, limitada a la gestión administrativo-contable. Se procura paquetizar los desarrollos y extender la informática al resto de la organización, pero cuando no se hace un buen diseño la aplicación después tiene un montón de problemas, confiesa Domingo.

Ese plan no tiene el éxito deseado y a partir de entonces se entra en el engranaje de la multinacional para armonizar los temas de organización. Los primeros pasos son establecer equipos homogóneos para toda la división mundial de café. En principio, esos equipos se orientan hacia plataformas Digital. El software, en cambio, todavía es una decisión local. No obstante, se empieza a ver claramente que en un futuro inmediato el grupo iba a trabajar también armónicamente con elementos de desarrollo y bases de datos.

El siguiente cambio en la gama Nixdorf se produce en 1985-86, aunque las facturadoras continúan coexistiendo, integradas con los equipos de contabilidad. Al año siguiente se traspasa todo al ordenador Digital, Vax 8250, posteriormente un 6310 y ahora cuenta con un 6510, con 96 MB de memoria, 13 MIPS de rendimiento y 6,5 GB de disco. Ahí comenzó el primer planteamiento serio en sistemas de información, muy orientado a la inversión inicial; se trabaja más enfocado a informática de gestión, se hacen diseños de bases de datos relacionales con idiomas de 4ª generación. También se arquitecturiza la compañía, de manera que lo que eran centros absolutamente independientes y que se traspasaban información en papel, se empiezan a interconectar para establecer traspaso de datos de forma mecanizada y, a su vez, se busca toda una arquitectura global de la compañía. De este modo se interconecta el ordenador de desarrollo con los de ejecución; los dos equipos de gestión se conectan, primero con una línea conmutada y ahora punto a punto. La evolución ha ido a una mayor integración, como un mayor número de terminales de sistema y la práctica totalidad de PC de la compañía. También existe una pequeña red local específica para la comunicación electrónica al exterior mediante el EDI.

Estabilidad informática

La estabilidad es la situación actual del equipamiento informático de la compañía. Sobre todo teniendo en cuenta las funcionalidades que se le está dando. Mariano Domingo comenta: No esperamos drásticos cambios en el área de hardware ni tampoco en la de software de sistemas, en la que se trabaja con herramientas de generación y bases de datos de CA (CA-Generaton y CA-DB); la mayor parte de los desarrollos se están haciendo con PSR y muy pocas cosas con lenguajes tradicionales como Cobol. En lo que claramente sí que hemos dado un paso adelante es en la integración de la información. Terminado el proyecto fundamental de base de datos comercial, le hemos ido dando añadidos de utilidad a otras: integración de información productiva. Se empezó por manejar información cualitativa en el área logística; se está buscando la optimización del nivel de servicio en el tratamiento a la información logística, se está haciendo un seguimiento de incidencias, nivel óptimo de servicio, nivel mínimo de distribución. Ello está permitiendo que la compañía, en el área de servicio fundamental (comercial y logístico) esté llegando a niveles muy satisfactorios desde el punto de vista del usuario.

La informática debe estar orientada al usuario. Este es un punto muy importante de la filosofía del grupo Douwe Egbert. Por ello, el usuario tiene un papel muy activo en distintos niveles: desde decidir la denominación de proyectos a la determinación de las prioridades y, una vez se entra en proyectos específicos, definir las funcionalidades de proyectos. Todo con un permanente intercambio con el departamento de diseño y desarrollo que confirma si las funcionalidades que se están diseñando y que después terminarán en desarrollos específicos cumplen los niveles de deseo de los usuarios. Un grupo de dirección monitoriza que la necesidad de usuarios de áreas específicas no entren en colisión con las de otros usuarios de otras áreas de la compañía y permitan la integración de funciones que ayuden a la gestión total.

Dentro de las distintas alternativas de software de desarrollo de 4ª generación y de bases de datos se evaluaron toda una serie de herramientas del mercado e hicimos una apuesta por Computer Associates por ser una compañía de software agresiva en la intención de ser alguien importante en el campo de software de desarrollo. Por ello creímos que la herramienta que escogíamos era la más adecuada para nuestros propósitos y de futuro para lo que se esperaba hacer más adelante, explica el controller de Douwe Egberts, quien asegura que en España, probablemente hemos sido una compañía pionera en apostar por estas herramientas. Una vez tomada la decisión, el siguiente paso es formar, educar y, sobre todo, cambiar la mentalidad de la gente en diseño (que es fundamental para después no equivocarse en la utilización óptima de la herramienta de desarrollo). Al adoptarse estos utensilios a nivel corporativo, un grupo de consultores comienza a trabajar en un proyecto que beneficiase a todas las compañías operativas del sector del café. Por eso es tan importante la anterior apuesta de equipos y herramientas homogéneas. Este proyecto se inició anteriormente al plan de sistemas de Doewe Egberts España y ya está funcionando en las compañías más grandes del grupo. Ahora se observa qué módulos son extensibles para su aplicación a la filial española. Entre ese proyecto y el plan español se están desarrollando unos interfases que se emplearán sobre todo en el área industrial.

A nivel de paquete estándar se han utilizado herramientas de Ross Systems, para la gestión de proveedores y cuentas a pagar.

En España, la estructura matricial conferida a la base de datos y la flexibilidad de acceso a la información ha formado parte de un proyecto muy sofisticado, complicado de diseño y complicado de ejecución, asegura Domingo. En este sentido, el proceso de educación de usuario está siendo muy intenso porque la capacidad de obtener información con el diseño de base de datos comercial que se ha realizado es muy elástica. Como la primera orientación prioritaria, el mercado que vivimos de gran consumo y el producto de commodity como es el café, es muy importante que los usuarios del área comercial tengan una herramienta potente y adecuada para conocer lo que se está haciendo a nivel de reantabilidad de cliente y, en consecuencia, cuál es el posicionamiento comparativo entre distintos clientes y el de negociación de la compañía.

Cuando se ha realizado una base de datos comercial tan potente las herramientas de qwery son limitadas, asegura Domingo. La propia base de datos tiene todas sus utilidades prácticamente accesibles.

Pero no exi