Departamento financiero de CLH

La reciente regulación en la venta de gasolinas ha supuesto la desaparición de la antigua Campsa, que ha pasado a denominarse Compañía Logística de Hidrocarburos, CLH. Pero no sólo se ha producido un cambio de denominación, sino sobre todo, un cambio en cuanto a sus funciones. De ser la compañía comercializadora en exclusiva de todos los productos petrolíferos, ha pasado a ser, simplemente, el distribuidor al resto de los operadores. Por ello, un elemento que tiene una importancia vital es el departamento financiero, desde el que se maneja la tesorería y los fondos que permiten el funcionamiento, día a día, de la empresa. De un correcto movimiento de éstos dependerá la rentabilidad, o no, de CLH.

Una diferencia sustancial marca el trabajo del departamento financiero de CLH con respecto al sistema informático general de la empresa. Mientras que toda la compañía utiliza para su trabajo diario una plataforma corporativa SAP, el departamento financiero, al frente del cual se encuentra Jesús Alba, cuentan con un entorno cliente/servidor bajo plataforma PC.

"CLH fue una de las primeras empresas del país, una compañía pionera, en poner en marcha un sistema de banca electrónica", afirma Jesús Alba, Jefe de Finanzas de la empresa. "Pusimos en marcha un sistema de comunicación electrónica con los bancos en el año 1985, y en ese momento se generó, dentro de la casa, un sistema financiero a medida de nuestras necesidades. No había en el mercado suficientes desarrollos de software estándar como para cubrir nuestros requerimientos, por lo que tuvimos que hacerlo desde dentro del propio departamento".

Pioneros en el campo del software

Con la evolución que en los años posteriores a 1985 ha sufrido el software, y ello unido al cambio de orientación de la propia empresa, se ha producido una modificación en la filosofía de trabajo, en la manera de negociar y en los sistemas de comunicación con los bancos. "Nosotros", afirma Jesús Alba, "ya no tenemos necesidad de facturar a los clientes finales de todo el país, porque nuestra actividad se queda un paso antes, en el trabajo con las empresas distribuidoras, por ellos, en un momentos determinado, estábamos soportando un gran número de operaciones y necesitábamos contar con un servidor, con un equipo grande, en concreto teníamos un sistema Tandem, y todo ello con una informática centralizada".

Sin embargo, este sistema era, en opinión del Jefe de Finanzas de CLH, muy pesado, "e incluso, a la hora de efectuar cambios su flexibilidad era escasa, mientras que es mucho mayor en los paquetes que corren en ordenadores personales". "Todo esto", continúa Alba, "nos hizo plantearnos la necesidad de migrar a un sistema que fuera mucho más flexible, no tan costoso en cuanto a su utilización, su mantenimiento, etc.".

Trabajar con una compañía externa

Para llevar a cabo este cambio los responsables de la compañía analizan lo que en ese momento, principios de 1993, existía en el mercado, lo cual supone un gran cambio, pues hasta ese momento, los desarrollos se había hecho internamente.. "En ese momento, la solución que nos parecía más adecuada, después de estudiar distintas alternativas, era el sistema Sistem Cash de la compañía francesa Cerg Finance, y que empezaba a implantarse en España. Creo que fuimos de las primeras empresas españolas que lo pusimos en marcha".

"Migramos del antiguo al nuevo sistema y en términos generales estamos bastante satisfechos", afirma Jesús Alba. El cambio de sistema les ha permitido, entre otras cosas, y siempre según las declaraciones del Jefe de Finanzas de CLH, "mejorar la flexibilidad del sistema, reducir extraordinariamente las necesidades de mantenimiento y de soporte informático que antes precisábamos".

La implantación del sistema de tesorería permitió a los responsables del departamento de finanzas de la compañía descubrir que había una serie de necesidades que no estaban teniendo una buena cobertura con el sistema antiguo . "El principal problema", asegura Jesús Alba, "es que el antiguo sistema que corría sobre el servidor, era muy pesado. Las conexiones con los bancos se realizaban a través de una línea X.25, cuando en realidad no precisábamos una línea de estas características. Con la implantación del nuevo entorno, comenzamos a utilizar la red telefónica conmutada, lo que nos ha producido importantes ahorros de costes pero también en tiempo".

Igualmente, ha supuesto una centralización absoluta de todas las operaciones financieras de la compañía, una gestión de la posición, que es un concepto básico en el mundo de la tesorería, y acercarse al objetivo de tesorería cero, "que es lo que pretendemos en todas las empresas, la eliminación de los fondos ociosos en los bancos".

Por otro lado, cuando el departamento de finanzas contaba con equipos Tandem. Era necesaria la existencia de personal informático especializado para atender a los usuarios y a los nuevos requerimientos, sin embargo, con el nuevo sistema "todo esto deja de tener sentido y la cobertura a los usuarios la damos desde el propio departamento. Contamos con una persona que es la encargada de administrar el sistema y solucionar los problemas de los usuarios, lo que ha supuesto un ahorro importante, tanto en personal como en recursos, y además, teniendo en cuenta que desde el punto de vista de las prestaciones, no hemos perdido ninguna".

Otra de las ventajas que la implantación del nuevo sistema les ha traído ha sido la continua incorporación de nuevas versiones del sistema. "Cada vez que se produce una actualización o la incorporación de modificaciones, es la propia Cerg Finance la que se encarga de actualizar nuestro sistema", afirma Jesús Alba. "Igualmente", señala, "esto nos permite no perder en ningún momento ninguna de las prestaciones que tenemos, es una gran ventaja de contar con un programa estándar implantado por una empresa, ya que esta está continuamente adaptándolo a la evolución que sufre el mundo del software, ya que éste evoluciona permanentemente y de esta forma está continuamente al día, mientras que con un sistema desarrollado a tu medida tienes más dificultades".

Uno de los elementos que con el nuevo sistema ha mejorado sustancialmente es, en palabras de Jesús Alba, "la comunicación que mantenemos diariamente con los bancos. Hasta que implantamos el nuevo sistema, teníamos que tener con cada banco un sistema propio de comunicación, lo que nos obligaba a tener un PC dedicado y un modem. Con el nuevo sistema, no hace falta, pues es el propio programa el que se encarga de las comunicaciones con las entidades bancarias y nos permite conocer nuestros movimientos y los saldos bancarios de forma mucho más rápida".

Departamento informático

CLH cuenta en estos momentos con una dirección económica y financiera a nivel general y finanzas es una de las áreas que depende de ella. "Somos independientes", afirma Jesús Alba, "del departamento de informática de la empresa, aunque como es lógico, cualquier planteamiento o requerimiento que tenga que ver con informática, es este departamento el que opina y valora las opciones".

En cuanto a los sistemas de seguridad con los que cuenta, en estos momentos, el departamento de finanzas utiliza los que tienen incorporados las herramientas con las que trabajan, perfiles de usuario, niveles de acceso, etc, no han desarrollado ningún otro. Si cuentan con un sistemas de almacenamiento Iomega para realizar diariamente copias de seguridad de todos los movimientos e ir renovándolas continuamente , además, como todas las operaciones que realizan con los bancos se hacen mediante multiproceso, también de éstas existe una copia de seguridad.

Por lo que respecta al mantenimiento, es el propio departamento de finanzas el que lo realiza, aunque como señala Jesús Alba, "Cerg Finance, como cualquier suministrador, está en continu