De la extracción simple de datos a la conversión de éstos en información

Novartis Farmacéutica

Novartis Farmacéutica, compañía perteneciente al Grupo Novartis, se plantea un salto cualitativo en la gestión de la información en el área financiera basada hasta ese momento en la extracción de información del ERP. Los usuarios disponen de información periódica pero que no les sirve en la toma de decisiones. El objetivo es pasar de la extracción simple de datos a la conversión de éstos en información, generando contenido y valor para toda la compañía. Cognos, una aplicación Business Intelligence de la empresa Cognos, es la herramienta elegida para cumplir tal misión. La disponibilidad de esta información a través de la web y la eliminación del formato papel son otros temas en cartera.

Con el nacimiento del Grupo Novartis, debido a la fusión en 1996 de las compañías Sandoz y Ciba Geigy, se plantea el proceso de integración de los sistemas de información. Aunque se parte de una situación bastante diferente, se consolida el ERP que utiliza Ciba Geigy, BPCS. “El ERP como herramienta transaccional está muy bien pero no es un sistema ágil de análisis de los datos almacenados y de búsqueda de información”, asegura Miquel Freire, responsable de sistemas e información financiera de Novartis Farmacéutica. En ese momento “decidimos que queremos hacer un sistema de datawarehouse y poner en marcha sistemas de Business Intelligence. El objetivo es pasar de la extracción simple de datos a la conversión de éstos en información. Y que a partir de ella surgiera el conocimiento de la organización”.
Se pone en marcha un proyecto de Business Intelligence, liderado por Moebius Consulting, para el área de finanzas ya que necesitaban un sistema de control presupuestario y de gestión. Hasta ese momento la información que llegaba a los usuarios no era ni puntual ni consistente. “No servía para la toma de decisiones porque en muchos casos no se adaptaba a las necesidades o no llegaba en el momento adecuado. La información se ha de poner en el sistema diariamente y en tiempo real para tomar las decisiones apropiadas”. Se pretende pasar de una gestión basada en información histórica a un sistema fundamentado en compromisos futuros, teniendo a la vista el gasto que está comprometido, independientemente de que esté materializado. “Normalmente esta información no la tienen las empresas por lo que su gestión presupuestaria es bastante deficitaria”, asegura Freire.
Se elige Cognos que viene referenciado por la casa madre y cumple bastante bien las expectativas del grupo. Esta herramienta permite un análisis multidimensional de diversa información como ventas o costes.

Herramienta multidimensional
Básicamente en una primera fase se aborda el análisis y control presupuestario, es decir, cómo partiendo de un presupuesto asignado se pueden gestionar los recursos de una forma eficiente. Para ello se diseña un sistema para la generación del reporting mensual a la casa matriz y se completa un sistema de análisis diario de las ventas y la rentabilidad por producto. Cognos, a través de su producto Power Play para el análisis multidimensional, resume y presenta los datos de la empresa de multiples formas para el que usuario acceda a la que sea más útil. Por otro lado Improntu permite crear informes en el escritorio y para la web a partir de consultas a bases de datos. De esta forma, resume, “el área de finanzas ya no es exclusivamente un proveedor de información sino que ahora se dedica a poner información de acuerdo con los requerimientos de los usuarios a su disposición. Cognos facilita que los usuarios sean clientes de la información”.
Ahora se está comenzando a exportar este proyecto a la web para poder atender a toda la red de ventas. Se trata de 340 usuarios repartidos en las diferentes delegaciones. Usando la tecnología web que los productos Cognos incorporan, se hace accesible el mismo nivel de información y análisis a todos los responsables de área de la compañía, independientemente de su ubicación.
Sin embargo Cognos no es tanto una herramienta de datamining, es decir, de interrogación de la información como de análisis y navegación. “Para los usuarios de marketing que necesitan herramientas de datamining ya que tienen que mover miles de datos, no se adecua tanto”. Por ello se ha respetado la aplicación existente, DBS, que se ha complementado con Cognos a nivel de la gestión de recursos. El siguiente paso podría ser exportar esta herramienta de Business Intelligence a la parte de costes industriales en el área de producción.

e-business y cero papeles
Una de las metas de Novartis Farmacéutica es conseguir la gestión sin papeles. Antes disponían de un sistema de archivo electrónico para facturas de clientes que no era accesible desde Cognos. “Lo que importa es tener un análisis de rentabilidad del producto en el que se puede ver ventas y costes directos de éste”, explica. Con Impromptu y Domino.doc, sistema de archivo electrónico basado en Lotus Notes, se digitalizan las facturas y, enlazando con el ERP, son ya accesibles desde Cognos. De momento se están registrando sólo facturas, lo que significa un volumen de 40.000 documentos anuales y una base de 2.000 proveedores.
Novartis Farmacéutica está trabajando de manera incipiente en el e-business, “pero muy enfocado hacia la gestión de conocimiento”.

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