¿Cómo reducir el presupuesto TIC en tiempos de recesión?

Los costes de tecnología son el punto de mira en momentos de crisis

Según un estudio realizado por Forrester Research, un 43% de las grandes empresas de Estados Unidos y Europa ha recortado su gasto total en productos y servicios de tecnología en 2008. Esta decisión muestra de forma clara cómo la tecnología es el punto de mira en la agenda de muchos CEO en tiempos de crisis, como el principal centro de costes. Desde finales del pasado año, todos los CIO tienen sobre la mesa peticiones de reducciones de coste entre el 20 al 30%. “Al establecer las prioridades para los proyectos TI es aconsejable identificar primero dónde están localizados los costes dentro de la empresa, y quién los está promoviendo y originando”, apunta Thierry Mennesson, socio mundial de IT Strategy de Accenture. Desde su división, formada por 1.000 consutores en todo el mundo, ofrecen al CIO una radiografía de costes y analizan junto él dónde hay potenciales ahorros sin que esto pueda mermar el servicio que el departamento de TI está prestando al negocio. “No vamos a dar lecciones a los CIO sobre cómo gestionar las TI. Nuestra labor está en asesorarles en la toma de decisiones adecuadas de inversión, que les permitan reducir progresivamente los costes operaciones, para proporcionar un mejor soporte al negocio”, señala Mennesson. Ahora bien, avisa de que “aplazar estas decisiones o tomar rutas abreviadas para reducir costes podría al final afectar negativamente a los beneficios en las empresas”.

Retos
Dos son los retos, según Mennesson, a los que se enfrenta el CIO del siglo XXI: la globalización, “muchos de los directores de sistemas CIO no tienen toda su estructura de sistemas en un solo país sino que está distribuida”; y los procesos de fusiones y adquisiciones. En este apartado y según se desprende de un estudio realizado por Accenture entre los directores generales de grandes empresas, la principal causa del fracaso de un proceso de fusión o adquisición es la integración de sus TIC, ya que “su alta complejidad en algunos casos llega a prolongar la operación hasta cinco o siete años”, apunta Mennesson. Para el socio de Accenture, los procesos de globalización de las empresas o las operaciones de adquisición y de fusión de compañía pueden ser “un momento adecuado para comenzar a definir cómo crear una estrategia de TI más eficiente que pueda dar un mayor servicio al negocio”.

Gasto discrecional
Según un análisis de Accenture, la reacción histórica del CIO a una recesión económica era recortar el gasto discrecional de TI, pero según la consultora, el resultado de esta decisión es que los costes operacionales continuaban incrementándose de manera progresiva, hipotecando a la larga la capacidad de TI para dar respuesta a las nuevas necesidades del negocio. El enfoque de Accenture, según explica Thierry Mennesson, radica en “en simplificar y racionalizar las TI, reduciendo así el gasto recurrente e incrementar la capacidad de inversión discrecional”. Una vez conseguido esto, “es responsabilidad de la dirección de la compañía decidir sobre qué parte del total del presupuesto es lo discrecional. La decisión está en guardarlo como lo que es discrecional, es decir, que no forma parte de las necesidades del negocio, o bien, en utilizarlo para invertir y crear así más negocio”, apunta Mennesson.
En una encuesta realizada por Accenture entre los CIO de casi 300 empresas de todo el mundo se desprende que las compañías que mejor gestionan su tecnología son aquellas que mantienen el curso de las inversiones en TI en momentos de dificultad económica. Además, en el estudio se catalogan como compañías líderes en TI aquellas que han logrado crear una base sólida para transformar sus sistemas de información legacy en sistemas flexibles, seguros y eficientes en coste. Ahora bien, para el socio de Accenture, “el reto del CIO está en explicar al equipo de negocio que cuenta con la fórmula adecuada para reducir parte de sus gastos no discrecionales y emplearlos en invertir más en TI para que ayuden al crecimiento del negocio. Si el CIO no consigue trasladar este razonamiento al CEO, posiblemente éste decida reducir un 10% el presupuesto de TI para el próximo año”.


Situación en España
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Al frente de la práctica española de IT Strategy, que cuenta con un equipo de 50 consultores, está Xavier Planellas. Ante la crisis, muchos de los CIO en nuestro país “lo que primero han hecho es renegociar contratos con operadores y proveedores pero la respuesta de éstos ha sido negativa en cuanto a la modificación de los contratos”, explica Planellas. Por este motivo, varios directores de sistemas españoles han llamado a la puerta de Accenture “para que les realicemos una radiografía de costes y analizar dónde están los potenciales ahorros, sin que ésto pueda mermar el servicio que el departamento de TI está prestando al negocio”. Según Planellas, “el mayor riesgo que vemos es que siempre se toman las decisiones de parar proyectos a corto plazo, como pueden ser las migraciones tecnológicas, que no son proyectos estratégicos de negocio. Pero al final esta decisión puede afectar en la futura prestación de servicio al negocio”.

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