CETIR Grup Mèdic mejora el control de sus procesos comerciales y de comunicación

Aborda el despliegue de Microsoft Dynamics CRM de la mano de Qurius

CETIR Grup Mèdic (CGM) es un conjunto de empresas de servicios sanitarios dedicadas al diagnóstico por la imagen y la medicina nuclear. Pionero en España en equipos de resonancia magnética, densiometría ósea o medicina nuclear, CETIR gestiona 20 centros, unos propios y otros en asociación con diferentes clínicas como Centro Médico Teknon o el Hospital Universitario del Sagrado Corazón, en los que se realizan 400.000 pruebas anuales, con una media de 1.300 pacientes diarios. El crecimiento experimentado por la compañía, tanto a nivel de gestión de recursos como de manejo de datos, hizo que desde la dirección de comunicación y marketing, liderada por Anna Tello, se planteara la necesidad de implantar una herramienta para el control de los procesos comerciales y de comunicación del grupo, incluyendo la gestión del amplio catálogo de pruebas –más de 500– que se realizan CETIR y de las tarifas asociadas.
“Necesitábamos una solución simple y operativa, que nos permitiera gestionar y definir internamente los procesos sin necesidad de recurrir a proveedores externos –señala Tello–. Es decir, una herramienta flexible con la que pudiésemos adaptar los flujos de trabajo a las múltiples variables diarias de nuestra actividad. El sistema requerido debía ser además ‘amigable’, pues la movilidad de los cargos directivos en el sector de la sanidad, influenciado también por los cambios políticos, es mucho más elevado si lo comparamos con un entorno industrial o de consumo, lo que implica una continua revisión y actualización del dato”.

Objetivos del proyecto
Los objetivos marcados por la máxima responsable de comunicación de marketing eran muy ambiciosos: “Sistematizar las bases de datos existentes, que se encontraban dispersas entre los distintos departamentos y que utilizaban multitud de soportes, con el fin de garantizar la trazabilidad de todos los contactos introducidos; gestionar los recursos internos, repartidos en 17 centros y establecer flujos de trabajo que nos permitiesen automatizar los diferentes procesos habituales de las distintas empresas del grupo; así como disponer de un sistema que nos permitiese planificar y garantizar la trazabilidad de todas las campañas de comunicación del grupo”, explica.
Si bien CETIR tenía claro, tal y como expone Anna Tello, de “que optaríamos por Microsoft Dynamics CRM como herramienta. El encaje de la solución con las premisas establecidas y la disponibilidad de SQL Server y Microsoft Exchange decantaron la selección por Dynamics CRM, pues consideramos que otros sistemas disponibles en el mercado, Siebel y Oracle básicamente, estaban sobredimensionados para nuestras necesidades”.
Qurius, primer implantador en España Dynamics CRM, fue el partner de la mano del cual CETIR abordó el proyecto. “Sus buenas referencias en el mercado y su política de comunicación y marketing, nos llevó a pensar que sería el partner adecuado para llevar a buen fin el proyecto”, afirma Tello.

Fases 
En un primer momento, CETIR se encargó junto con los consultores de Qurius de elaborar el modelo preliminar del sistema que permitiese a la compañía cubrir todas las necesidades ya identificadas previamente. Posteriormente, se diseñó la versión demo del modelo preliminar, que fue, como expresa Tello, “la utilizada para presentar el proyecto a dirección general y obtener la autorización de la inversión”. Una vez tomada la decisión, CETIR celebró reuniones con todos los departamentos de la empresa susceptibles de beneficiarse de la herramienta para validar el diseño del modelo preliminar. De forma paralela, la empresa fue recopilando todas las bases de datos existentes en la organización y convirtiéndolas a un formato susceptible de ser volcado al final del proyecto en el sistema de producción.
Tras montarse un entorno de pruebas en el que fueron validándose las distintas maquetaciones del sistema, así como el correcto funcionamiento de los workflows que se iban diseñando, se cargaron todos los datos en producción, y se realizó el training de usuarios, tanto avanzados como estándar
El proyecto, que exigió una ampliación de la infraestructura ya existente, compuesta por cabinas de blades de HP c7000 y servidores blades HP Proliant BL460c virtualizados con VMWare, ha supuesto un desembolso para la compañía de 80.000 euros y una experiencia realmente positiva ya que como señala Tello, “nos ha permitido cubrir las principales necesidades del grupo. Además, gracias a su facilidad de uso ha permitido que los usuarios se vayan acostumbrando a ver el CRM como una herramienta básica en su día a día y que cualquier usuario sin formación tecnológica es capaz de hacer un uso avanzado de la herramienta”.

Futuro
Los planes a futuro de la compañía pasan, según explica la directora de comunicación de marketing, por “seguir desplegando Dynamics CRM en la organización, proceso que se realizará pautadamente en función de las necesidades de las distintas áreas. Dado que es un sistema ‘vivo’ y fácilmente configurable, nos queda aún mucho trabajo por hacer hasta llegar al grado de efectividad máximo”.

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