Cambio de vía con SAP R/3

Cualquier madrileño está al corriente de los proyectos de modernización que Metro de Madrid está llevando a cabo en la configuración de sus líneas: ampliaciones en los trayectos, renovación en las instalaciones, todo ello para facilitar el desplazamiento de los ciudadanos de la forma más cómoda y sencilla . Esta transformación de la parte visible del metropolitano madrileño tiene también su espejo en lo que a tecnología de la información se refiere, ya que la compañía se encuentra en fase de implementación de SAP R/3, dejando atrás una estructura tradicional obsoleta .

Según cuenta Fernando Gómez, responsable del área informática de Metro de Madrid, hasta hace cinco años la compañía poseía una estructura informática muy clásica: mainframe de IBM, sistema operativo MVS y base de datos DB2 . “Existían también terminales enganchados al mainframe, pero con el transcurrir de los años se había llegado a un punto en el que algunas áreas las necesidades habían evolucionado hasta precisar informática de carácter departamental . Cada una de estas áreas había cubierto sus necesidades sin contar con una visión general que coordinase todo eso . Nos encontrábamos en una situación en la que existían “islas” que daban soporte a diversos estamentos de la compañía departamentalmente, pero ninguna de ellas estaba comunicada con las demás por motivos de incompatibilidad entre productos y desarrollos”, explica Fernando Gómez .

Para el responsable de informática esta situación no podía seguir sosteniéndose y necesitaba una adaptación acorde con los nuevos desarrollos . “Decidimos entonces que lo mejor para atajar esta situación era pasar por un estudio previo que contemplase la informática y la información desde distintos puntos de vista: desde el punto de vista funcional, desde el punto de vista de la técnica de sistemas, de las comunicaciones, desde el punto de vista de optimizar las necesidades del usuario final, de la ofimática, del desarrollo . Un estudio integral, en definitiva” .

Plan de Desarrollo Informático

A partir de ahí se puso en marcha lo que Metro de Madrid denomina como Plan de Desarrollo Informático . Para llevarlo a cabo la compañía se acogió a la fórmula de concurso público, concurso que fue adjudicado a Informática El Corte Inglés ( IECISA ) . El análisis a realizar por IECISA básicamente englobaba unos cuarenta proyectos o subproyectos destinados a analizar desde todos los ángulos la situación de Metro de Madrid, aportando soluciones después del estudio . “Fundamentalmente lo que se pretendía”, continúa Gómez, “era tener una sola informática integrada . Fruto de aquello aparecieron unas recomendaciones que son las que hemos estado llevando a cabo a lo largo de los últimos años” .

De aquellas recomendaciones se dedujo que había que fortalecer la integración de sistemas y para ello había que pasar por crear una red de datos lo suficientemente amplia y de calidad que sirviese de soporte a esta integración de datos . Luego se pasó a una integración funcional desde el punto de vista de las aplicaciones . “En este punto estuvimos casi dos años buscando cuál podía ser la mejor alternativa para Metro de Madrid y al final nos decantamos por SAP R/3 . Hace aproximadamente un año empezamos un proyecto muy ambicioso tanto en plazos como en funcionalidades a implantar”, asegura el responsable de informática de Metro de Madrid .

De los módulos que componen el sistema R/3 de SAP, la compañía de transporte metropolitano de Madrid está incorporando toda el área económico financiera, la parte de logística, el área de control de gestión, almacén físico, mantenimiento y desarrollo a medida en ABAP 4 .

“Al margen, existe también una aplicación de gestión de depósitos y líneas que es tan sumamente específica de Metro de Madrid que ni SAP ni ninguna otra compañía en el mundo podía incorporar en su ERP como estándar, pero que opera pegada e integrada a las aplicaciones y los flujos económicos de la empresa”, explica Fernando Gómez .

IECISA, IBM y Norsistemas

Además de la participación de IECISA, la empresa que está ayudando a integrar R/3 en Metro de Madrid, existen dos empresas colaboradoras especializadas: IBM y Norsistemas . “De alguna manera se han repartido las funcionalidades . Cada uno son especialistas en un módulo y en ellos se están centrando”, explica Gómez . El proyecto de implantación de R/3 comenzó en abril de 1997 y desde el nueve de enero se encuentra en explotación todo el área económico financiera y todo el área de logística: compras, contratación, almacenes y control de stocks .

“Antes teníamos unos sistemas que estaban basados en tecnología mainframe, que ya eran obsoletos y adolecían de falta de funcionalidad, de forma que para los usuarios el cambio a mejor de la nueva configuración ha sido para ellos tan espectacular como un triple salto mortal . Es todavía pronto para sacar conclusiones, pero los usuarios ya empiezan a sacar ventaja porque ellos mismos han estado involucrados en los grupos de trabajo en los que se han tomado las grandes decisiones”, asegura Gómez .

Las cosas claras

Por otra parte, el responsable de informática de Metro de Madrid recalca que “si había dos o tres cosas que teníamos claras al empezar a concebir este proyecto una era que no se tenía que tocar el código fuente del producto para no hipotecar el futuro de evolución de las versiones de SAP . La otra era que debía existir una implicación muy grande de la alta dirección en este proyecto porque era un trabajo tan monstruo que podía desbocarse si la gente no sentía ese apoyo de la alta dirección . El tercer punto fundamental era que los usuarios participasen directamente en la definición y en el grupo de trabajo como uno más . De esta forma, en los grupos de trabajo participaron personal del contratista, personal de organización, personal de sistemas de información y usuarios . Cada uno desde su óptica ha estado aportando lo que quería”, asegura Gómez . Continuando con la planificación, en junio ha entrado el área de recursos humanos y control de gestión y en el mes de julio entrará también almacén físico . Al almacén físico estará ligado un robot que va a ser comandado también por SAP . “Esto es algo novedoso porque parece ser que es la primera vez que se lleva a cabo en todo el mundo esta utilización de SAP para comandar un almacén automático”, comenta Gómez .

“La parte de mantenimiento también va a entrar en julio y la aplicación de gestión de depósitos y líneas, al ser mucho más complicada, representa más o menos el 40% de todo el esfuerzo del proyecto global . Por eso no entrará hasta febrero de 1999”, asegura el responsable de informática de Metro de Madrid .

Ampliación de proyecto

Aún así el proyecto no acaba aquí como tal, sino que la compañía tiene pendiente su ampliación . “Hay tres ampliaciones que pretendemos hacer en septiembre . En primer lugar, existe un sistema AS/400 con un software para control de la producción para talleres centrales que se ha quedado obsoleto y tiene problemas de cara al año 2000 . Por eso lo vamos a pasar también a SAP para que quede ya integrado con el resto de funcionalidades que son intercambiar datos económicos, de recursos humanos y de materiales para las órdenes de trabajo . Eso lo vamos a iniciar en septiembre y tiene que estar terminado el 31 de diciembre de 1999”, explica Fernando Gómez .

En segundo lugar también tiene que entrar una ampliación para los puestos de mando de estaciones y seguridad y también la ampliación para cubrir las necesidades de la oficina técnica de material móvil que engloba todo la funcionalidad del mantenimiento y control de los trenes .

“Una de las cosas que también nos incomodaba es que, independientemente de la obsolescencia y de la