BPM dinaliza e integra procesos de negocio

Proporciona agilidad ante cambios en reglas de negocio

Convertir estrategias en planes. Ese es el propósito de la implementación de las soluciones BPM (Business Process Management), un conjunto de técnicas, actividades y tareas con un enfoque metodológico, cuyo fin es gestionar los procesos de negocio. Realmente, supone un cambio en la forma de pensar sobre la estructura de los sistemas de TI, las aplicaciones y la infraestructura, subrayando el “proceso”, más que las aplicaciones, conexiones y datos.

Las soluciones BPM permiten seguir en profundidad la gestión operativa de las diferentes divisiones de una compañía, mejorando el rendimiento financiero, a medio y largo plazo. Sin embargo, BPM no solamente define tareas y el seguimiento de las mismas, sino que también “actúa” como herramienta para definir y solucionar el ciclo completo de una administración basada en procesos, desde el diseño del mismo hasta la explotación de la información generada.
Oriol Farré, responsable de soluciones BPM de Hyperion España y Portugal, define: “son, en realidad, un conjunto de soluciones de software, procesos de negocio y soluciones de seguimiento de medidas que, en combinación, permite que una organización entienda, actúe y pueda influir sobre el rendimiento global de su negocio. No obstante, algunos profesionales destacan que se ha venido empleando el término BPM para ir reemplazando el término workflow, más asociado a tecnologías de los años noventa, pero que paulatinamente ha ido evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades.

Aprovechando tecnología y knowhow
Una de las ventajas añadidas e incentivo a la hora de decidir la implantación de soluciones BPM es la posibilidad que ofrece de integrar aplicaciones que ya “viven” en la empresa y conseguir que el proceso trabaje como la empresa lo necesite, integrando en el mismo las reglas de negocio y toda la lógica de funcionalidad que requiera la empresa. En esta línea, hay empresas que se encargan de desarrollar metodologías de implementación de soluciones BPM corporativas.
Y es que, según confirma Javier Cancela, vicepresidente y director regional de Tibco Iberia, “el BPM complementa inversiones existentes y futuras en aplicaciones, repositorios de contenidos y herramientas de integración de datos, de forma que no es necesario eliminar o sustituir lo que ya existe. Así, se añade como una capa de procesos independiente que proporciona una visibilidad completa de todas las actividades necesarias para ejecutar un proceso de negocio determinado. Puede gestionar el flujo de estas actividades tanto si implican a diferentes aplicaciones, a diferentes personas o una combinación de ambas”.
Asimismo, otro de los factores a tener en cuenta es la capacidad de implantación progresiva que permite, ya que es posible “adoptar estas soluciones de forma incremental, comenzando por aquellos procesos de gestión que más apremien en cada caso, pero sin perder nunca la visibilidad de la solución global”, según Farré.

Factores de éxito a tener en cuenta
Estos proyectos no pueden estar enfocados únicamente en tecnología y el enfoque tradicional de abordar un proyecto de desarrollo de sistemas no es suficiente para automatizar adecuadamente los procesos con tecnología BPM. Un factor crítico de éxito de estos proyectos es incorporar el BPM al proyecto, y tener una o más personas que realmente visualicen y diseñen la solución orientada a procesos.
Negocios en tiempo real. Es uno de los conceptos más utilizados en los últimos años que viene a confirmar la relevancia que se da al hecho de que una empresa esté capacitada para enfrentarse a cambios. En este sentido, uno de los beneficios claros que aporta BPM es la agilidad frente al cambio, al automatizar los procesos a partir de la definición explícita de negocio del proceso en sí. Sólo en el caso de las implementaciones complejas, pueden existir posibles interacción con otros sistemas, según Cancela, “que pueden hacer los cambios un poco más complejos, pero en cualquier caso, BPM aporta un diferencial notable frente a tecnologías más tradicionales de desarrollo de aplicaciones en cuanto a agilidad al cambio”.
En cualquier caso, lo que cambia más frecuentemente no es el proceso en sí mismo, sino las políticas empresariales y los criterios de decisión del proceso, es decir, las propias reglas de negocio. Con lo que, Eduardo Izquierdo, director de preventa de ILOG España, especializada en tecnología para la gestión de reglas de negocio que complementa a las soluciones BPM, apunta que “la solución es utilizar un sistema profesional de gestión de reglas de negocio integrado con el BPM. Esta tecnología permite que los propios expertos del negocio puedan modificar las reglas en lenguaje natural y actualizarlas en el proceso en tiempo casi-real”.

Reducción de costes, ¿real?
Las empresas cada vez son más dependientes de las soluciones TI que automatizan los procesos clave para la gestión de pedidos, para la obtención de información y para el control operativo. Frente a ello, las herramientas de BPM automatizan los procedimientos y definen la forma en que se ejecutan las operaciones coordinando todos los elementos (aplicaciones, personas. etc.) Pero, ¿hasta qué punto las soluciones de gestión de procesos de negocio reducen costes? Según Cancela, hoy en día, muchas compañías buscan hacer más con menos personal. El empleo efectivo del tiempo de los empleados es clave para mejorar la productividad. El BPM maximiza el valor añadido por cada persona implicada en un proceso. Las tareas son enviadas a la persona adecuada en el momento adecuado. El valor del BPM es, por tanto, mucho más tangible para el responsable de negocio. El BPM permite, además, que el área de TI de la organización tenga un mayor grado de responsabilidad de cara al negocio a un coste inferior”.

Labores de implantación certeras
Por su propia naturaleza, el BPM puede ser aplicado a todos los procesos de negocio independientemente de su función, departamento del que procedan, organización o industria. Sin embargo, la experiencia demuestra que “las organizaciones que tienen éxito en explotar la tecnología BPM comienzan por resolver un problema específico con un proceso de negocio con un ROI claro y a corto plazo”, señala Cancela.
El responsable de preventa de ILOG España expone lo que considera son las fases a seguir. “El primer paso es identificar y definir los procesos y las políticas de la compañía de una manera clara, que de una forma u otra siempre existen. A continuación se puede entrar ya en una fase de selección de herramientas y en la elaboración de un plan de implantación”.
En cuanto a los planes efectivos de implantación, algunos estudios han reflejado el despliegue en unidades corporativos todavía está “bajo mínimos”. De hecho, según la consultora Buttler Group, casi el 50%, exactamente el 47%, no tienen planes actuales, mientras que tan sólo un 16% ya disponen de soluciones implementadas, tal y como refleja el cuadro adjunto.


Planes de implementación de soluciones BPM
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No dispone de planes actuales 47 %
Puesta en marcha a lo largo del próximo año 19 %
Ya cuentan con soluciones BPM implantados 16 %
Puesta en ma

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