Beiersdorf integra SAP R/3 en AS/400

Beiersdorf, del grupo BDF, ha apostado por el AS/400 como plataforma corporativa de futuro y por SAP R/3 como sistema integrado de gestión. Las ventajas de tal matrimonio están siendo experimentadas en la subsidiaria española, con centro de producción en Argentona (Barcelona), como uno de los dos centros pilotos del proyecto que finalizará en 1998.

En 1995 el grupo Beiersdorf decide iniciar el plan para incorporar el sistema SAP R/3 a nivel corporativo. Como explica Andreas Boje, director general y consejero delegado de Beiersdorf, SA, "la creciente globalización de los mercados y el aumento de las exigencias en apoyo de unos procesos de negocio flexibles, la casa matriz, con la participación de siete filiales [entre las que se encuentra la española], seleccionó la versión SAP R/3 entre varias ofertas".

El centro de distribución de Bélgica (líneas medical, tesa y cosmed) fue designado como centro piloto para implantar los módulos más importantes. "Debido a la necesidad de un cambio del software", sigue Boje, "y a las buenas condiciones de la organización, se escogió nuestra empresa para llevar a cabo el segundo proyecto piloto para los extensos módulos que abarcan Planificación y Producción". Por razones económicas y de tiempo, se decide unificar en un proyecto común la implantación de R/3 en Beiersdorf Argentona y BDF Nivea en Tres Cantos, que también incluirá la instalación de los módulos parciales de Finanzas/Controlling, Material Management, Almacenes y Ventas/Distribución.

En la decisión del nuevo sistema informático también ha participado la subsidiaria española. El primer motivo para escoger IBM AS/400 como plataforma es su elevada experiencia en el manejo de este hardware, "sobre cómo ha evolucionado y de todas sus posibilidades", asegura Outi Nyström, Jefe de Sistemas de Información de Beiersdorf "y estamos muy contentos con esa plataforma". En este sentido, hace años que migró de los sistemas 3X de IBM. Este paso no se ha dado a la ligera, ya que analizaron otros sistemas como Unix y, "sobre todo, comparamos Windows NT con AS/400". La responsable informática enumera una detallada lista de ventajas de los equipos IBM frente a otras alternativas: "Trabaja en 64 bits, ya existe el soporte de administración del sistema, no podíamos eliminar la plataforma y, además, el coste de máquina y de personal es más barato". Instalar AS/400 les ha ahorrado 40 millones de pesetas.

Y es que una plataforma distinta habría supuesto incorporar un tercer equipo: uno para desarrollo, otro para calidad o consolidación y el último en producción. "El AS/400 permite instalar dos sistemas de SAP en una única máquina, y en nuestro caso vamos a crear una plataforma con dos equipos: en el de test se instalará el sistema de desarrollo y el de consolidación", señala José Antonio Micas, jefe de proyecto técnico. El Advanced Server 53S actual, "el rey de la casa" para los responsables de informática, cuenta con dos procesadores; el nuevo, un modelo 2157, vendrá equipado con cuatro procesadores y estará dedicado a la producción. "Dicen que Unix", añade Nyström, "también puede correr dos SAP en una máquina, pero el AS/400 además permite duplicar los programas independientes del sistema como las bases de datos".

Por su parte, SAP R/3 aporta también ventajas añadidas como, "nos aseguran", dice Nyström, su capacidad para gestionar en el futuro el Euro, la facilidad de consolidar el grupo internacional con un sistema estándar, la integración del sistema, "que es la principal", y la flexibilidad. Aunque critica que "es vendida como una solución con muchísimas posibilidadesm y al implantarla todo el mundo nos dice que cojamos lo más simple para no complicarnos la vida".

Por el lado negativo, SAP R/3 "no nos va a solucionar lo que deseamos desde el principio", apunta Nyström, "que es el control de planta en nivel bajo". Aclara que es una solución muy buena hasta el nivel de órdenes de producción, "cuando lo que nosotros buscamos era un control por máquina, por turno, por personas o recursos, y este software no lo encontramos dentro de SAP, tendremos que buscar uno que se acople totalmente al R/3". La empresa también teme topar otros problemas con temas muy locales como albaranes valorados, gestión de cobros o las complejas plantillas de grandes superficies. En este sentido, y aunque es un requisito del grupo multinacional que recursos humanos también se base en R/3, la subsidiaria española contó con el desarrollo de T&G, "por el hecho de que SAP, en aquel momento, no cumplía los requisitos de la Seguridad Social en España, y no se puede implantar una nómina para una fábrica de nuestro tamaño, con toda la complejidad de los turnos, si no es así".

La calidad, en todos sus sentidos, es otra premisa intrínseca para la buena marcha de su negocio. Es una empresa que exporta a numerosos mercados y sus productos deben cumplir distintas legislaciones sanitarias, tanto de la UE como de Estados Unidos. Por ese motivo, en algunos casos la empresa también se está viendo obligada a implantar un sistema acoplado al R/3.

La dureza del proyecto es tal que, según Micas, otras compañías se extrañan "de que nos metamos en un proyecto como éste con una dedican del 80% [del personal], porque la compañía no ha parado, sigue con su negocio y actividades". Anticipándose al megaproyecto, la empresa tomó una decisión "muy acertada: paralizamos los desarrollos propios y priorizamos la implantación de SAP en los próximos dos años". En este sentido, sólo atienden "urgencias legales" como novedades en la Seguridad Social o nuevos requerimientos europeos.

Cambios en la red

Para soportar el nuevo sistema de información, la compañía realiza previamente cambios en la red. En el primer trimestre del año pasado la compañía sustituye 18 kilómetros de cable por un cableado que soporta 155 Mbps, se cambian las MAU por CAU (elementos inteligentes de la red Token Ring), que gestionan automáticamente las averías y las aislan, y ha preparado las oficinas para un máximo de 320 puestos de trabajo. Para la gestión de la red se ha instala un servidor Compaq Proliant 2500, "con resultados muy positivos", según señala Micas, con software de gestión Novell IntranetWare 4.11 para 105 PC. En la sala de informática se han concentrado todos los servidores que gestionan la organización: consola del AS/400-E50 para la gestión actual; consola del AS/400 53S, dedicado a la gestión SAP; la ofimática (Word, Excel, PowerPoint); Mobil Data Entry, para la gestión de la red de ventas; el Mail interno y las bases de datos compartidas; el mail con la red de ventas y con Nivea; la gestión del fax y las líneas de comunicación X-25 con el grupo BDF. Una línea X.25 a 64 Kbits permite la conexión con las distintas subsidiarias; otra línea, a 9.600 bps y que migrará a la anterior, conecta la gestión del AS/400. También se utilizan 100 portátiles multimedia para la gestión y soporte de la red de ventas: pedidos, reports de visitas notas de gastos, control de stocks, etc.

La historia del software en el grupo ha estado íntimamente ligada al desarrollo propio. Como indica Nyström, "nunca habíamos planteado hasta ahora implantar un sistema estándar de software, salvo en tesorería o el EDI". Desde hace bastantes años, Beiersdorf ha utilizado aplicaciones creadas en la central del grupo en ámbitos como la planificicación de la producción, activos fijos o estadísticas de ventas. Pero ya entonces tenían en mente la necesidad "de integrar las aplicaciones". Microsoft es otros de los estándares corporativos (Office con Access) y está prevista la migración del mail del AS/400 hacia MS Exchange, algo que se realizará en el futuro "porque cuesta bastante cambiar todas las empresas a este sistema".

Beiersdorf instalará los cuatro módulos principales de SAP R/3: FI/CO, MM, PP y SD. El megaproyecto comenzó en octubre de 1996 con una fas