Avon automatiza la tramitación de pedidos

Sigue llamando a la puerta, ahora con ReadSoft

Con la implantación del sistema de captura automática de datos y las importantes reducciones aplicadas al gasto, la filial española de Avon se ha convertido en un referente para la corporación que ya se está planteando la adopción de este sistema en algunos de los más de 130 países donde se encuentra presente. La delegación de Alcalá de Henares (Madrid), han sabido adaptarse a las tecnologías para mantener su posición en el mercado de cosmética.

Avon dispone de un moderno sistema de recogida de datos y tratamiento de la información, que sirve para capturar hojas de pedido, encuestas y control interno de inventarios y que logra interpretar cinco veces más rápido que una entrada manual. Así, en el 2000 se encargó de los más de 700.00 pedidos tramitados por las distribuidoras de Avon, del registro sobre las 200 zonas en las que se encuentra dividida la Península, así como de la actualización, distribución y control de las 18 campaña que la compañía acomete anualmente.
Avon ha conseguido adquirir esta capacidad tras la implantación del sistema Eyes&Hands de ReadSoft que supuso un cambio en el formato de la Hoja de Pedidos que manejan las distribuidoras. “Anteriormente –recuerda Germán Lagartos, gerente de la división Servicios de Información Tecnológica y Planificación Estratégica- todos los pedidos eran procesados y perforados por un sistema Keypunch que se usaba en un equipo Macdowglas”. El volumen de información a manejar en cada campaña era tal que la utilización de este método impuso la contratación de los servicios de una compañía externa para procesar el 50% de los pedidos, realizándose el otro 50% desde la propia compañía.
La investigación de alternativas como los sistemas de lectura óptica de datos llegaría en el año 1997 ante la necesidad de alcanzar una reducción de los costes y una vez superadas las reticencias iniciales acerca de cómo iba un software a interpretar un pedido mejor que una persona, cuando incluso en el registro manual existían problemas para la lectura de los documentos. Finalmente la elección recaería en la solución aportada por ReadSoft por “su escalabilidad, sencillez, relación calidad/precio y la cobertura en los distintos mercados donde se encuentra Avon” –según Germán Lagartos-. Con ella, el escáner para la lectura de las hojas de pedidos sustituyó la perforación manual que venía realizándose desde la oficina de servicios externas, logrando unos ahorros, fundamentalmente en mano de obra, cercanos a los 65 millones de pesetas. Además, los puestos de trabajo de la perforación no fueron amortizados sino reconvertidos para el uso del nuevo sistema. De esta forma la compañía ganó además en seguridad, al realizar toda la grabación internamente.
La implantación fue progresiva, con el fin de vencer la resistencia al cambio tanto de los trabajadores como de los procesos en sí mismos, lográndose una implementación total a finales del 1998. A pesar de que por el momento se han invertido en el proyecto un total de 15.000 millones de pesetas, sus responsables consideran que se trata de un proceso inacabado, pues día a día siguen descubriendo nuevas funcionalidades del sistema, y sacar mayor rentabilidad a la inversión realizada con pequeños cambios del diseño de las hojas.
El hardware que soporta la solución esta compuesto por dos escáner Fujitsu 3099 GX, 6 puestos Compaq Deskpro Pentim III y 4 Dell Pentium III, que confieren a los operarios la capacidad para procesar aproximadamente 4.000 pedidos en una jornada de ocho horas de trabajo. Entendiéndose la captura automática de datos como algo más que una simple interpretación de cifras caracteres, códigos de barras y casillas de marcas capturadas por el escáner.
Más allá, la implantación de este sistema ha supuesto para Avon aproximadamente la reducción en un 50% del tiempo necesario para procesar un pedido, ya que se suprimen fases en el proceso de control y tramitación de pedidos. Si anteriormente este proceso suponía la realización y ejecución de fases como la edición del pedido o la preparación y envío a la oficina de servicios para su perforación (Key Punch), con Eyes & Hand se ve aliviado al existir únicamente el paso de lectura óptica a través del escáner tras lo cual, continúa con el proceso de interpretación y verificación del pedido.
Para Germán Lagartos, es muy importante que no haya errores en el proceso, desde que el cliente rellena la orden de pedido hasta que recibe el producto y reconoce que en la calidad de escritura de las personas que envían los pedidos podría radicar el principal fallo del sistema, ya que está basado en el reconocimiento de caracteres. “No obstante Eyes & Hands tiene la posibilidad de ajustar el grado de seguridad de reconocimiento de los caracteres, con sus ventajas e inconvenientes. La ventaja es que si se aumenta la seguridad, el grado de error en el reconocimiento de los caracteres es menor, sin embargo, el tiempo necesario para la verificación también se alarga. Como ventajas frente al sistema anterior, Lagartos destaca la mejora en la calidad del servicio ya que “permite facturar todos los productos solicitados por las distribuidoras, mientras que en anterior el producto que no se perforaba no era facturado y por lo tanto no llegaba a la distribuidora”.
La modularidad y flexibilidad de la solución también fue determinante. Avon se encuentra, como otras empresas del sector de venta por correo, con picos inesperados de alto volumen e intensidad de temporadas que exigen una reserva de capacidad. El sistema adoptado permite flexibilizar el flujo de trabajo, trabajar nocturnamente y dejar preparados los documentos para ser completados por la mañana y poder dar así salida a un gran lote de pedidos inesperado.
Hoy por hoy la vía de recogida de datos más generalizada es en formato papel, aunque también existen las alternativas del teléfono que acapara el 10%, el fax, con un 8% y la página web, cuyas expectativas mantienen que en los próximos cuatro años logrará canalizar el 15% de las ventas de los pedidos..

Red global de comunicaciones
La filial española se encuentra conectada a la central de la compañía situada en Inglaterra, debiendo los administradores de la red vigilar la conexión entre los dos puntos. Esta comunicación externa es suministrada por MCI Worldcom a través de un enlace Frame Relay.
A nivel interno, conviven en Avon España distintos tipos de redes: la de usuarios Windows NT, Novell para una parte de las aplicaciones internas, Token Ring para las comunicaciones con el mainframe inglés y Ethernet para el correo electrónico e Internet.

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